情報にも3Sがある

場所やモノに3Sがあるように、情報にも3Sがあります。

弊社では、文書ファイルを基本的にデジタルデータで管理しており、いずれも「いつでも誰でも、必要な情報が3秒で取り出せる」を合言葉としています。社内のあらゆる情報は、自社開発した図面管理・文書管理システム『デジタルドルフィンズ』で管理を行っています。これにより、発注書や報告書などの文書管理はもちろん、通常は個人で管理している名刺などのデータ共有も可能になり、誰でも3秒で取り出せます。

情報の整理

情報の「整理」とは、無駄な情報を捨てることです。必要のない書類でも紙にしてあれば場所を取ります。何万件もの検査成績図面を置くために、事務所内の8畳ほどのスペースが割かれていました。電子化できると考えれば、このスペースも無駄です。

また、電子化するとしても必要のない情報は破棄すべきです。検索したときにも、ゴミ情報まで一緒に表示されてしまいます。そうなると、必要な情報にたどり着くために時間がかかってしまう。事前に破棄しておくのが賢明です。

情報の整頓

情報の「整頓」とは、必要な情報をすぐに取り出せるようにすることです。弊社では、情報に関しては「誰でも必要な情報が3秒以内で取り出せる」と定義しました。弊社が開発した『デジタルドルフィンズ』は、この定義に基づいて構築されていきました。

ここにこそ、使い勝手の良い検索機能を持った文書管理システムの出番があるわけです。

たとえば、「必要な情報をすぐに取り出せる」ようにするには、部門を超えてあらゆる情報が一元管理・共有化されている方が便利です。そこで、コンピュータでファイルを保存するとき、一般的に行われているフォルダによる階層管理はしない…と仕様を決定しました。

『デジタルドルフィンズ』では、全てのファイルを大きなフォルダに入れるように保存していきます。これらのデータを登録する際、検索のために必要なキーワードを入力します。これにより蓄積されたデータの中からダイレクトに情報を引っ張ってくることができるのです。

ほかにも、定義にある「誰でも」を実現するために、銀行のATMのように直感的に使えるユニバーサルデザインにするなど、細部にいたるまで3Sの考え方を反映させました。

実際、『デジタルドルフィンズ』は60代、70代の方でも使いこなせるようになっています。弊社では『デジタルドルフィンズ』を運用するため、69歳の人を2名、60歳の人を1名、40歳の人を1名、新規雇用しました。このことが、「高齢者雇用を促進するソフト」という評価につながり、2004年には大阪フロンティア賞を受賞しました。

このように『デジタルドルフィンズ』は、情報にも3Sがあると発見したことで、誕生したのです。

情報の清掃 - 情報を「清掃」すると知的財産になる

情報を「清掃」するとは、どういう意味なのでしょうか。「整理」「整頓」はわかっても、「清掃」はイメージしにくいかもしれません。

弊社の考える情報を「清掃」とは、情報を活きたモノとして活用することです。これを実現するためには、情報の「整理」「整頓」を徹底することで、情報に対する感度を磨かなくてはなりません。それによってはじめて情報として活用できるようになります。

弊社では検査成績図面を『デジタルドルフィンズ』で管理し、その上方を活用することで、お客様満足度を向上させることに成功しました。検査成績図面を『デジタルドルフィンズ』に入力して検索を容易にしたことで、問い合わせに対しても迅速な対応ができるようになりました。

今ではミクロン単位で正確にサイズを確認できるので、「調整してほしい」とご要望を受けても、「では、このように改良しましょう」「では、お預かりいたします」などと即座にお答えできます。

これはお客様にとっても、弊社にとってもメリットです。余計な手間が省けるからです。

このように情報を活用していると、「情報のブラッシュアップ」ができるようになります。これが情報を磨くことになり、「情報を清掃する」ということになります。

さらに重要なことは、社員全員が「情報の3S」に参加するということです。

『デジタルドルフィンズ』は誰もが簡単に使えるソフトになっているので、社員全員が情報を検索したり、権限を持った人は必要がなければ情報を削除したりできます。検索して修正すると最新版の順に自動的に並び替えが行われるのです。『超整理法』で有名な野口悠紀雄先生の考えをシステムの中に活かしています。

少々宣伝臭くなってしまいましたが、『デジタルドルフィンズ』は「情報の3S」を実現するうえで会社の情報資産を有効活用するために、また時間想像をするために有効なツールだと自負しています。弊社に見学に来られる機会がありましたら、ぜひご覧いただければと思います。

≫文書管理システム『デジタルドルフィンズ』の詳細はこちら